Chuyển đổi số không còn là thuật ngữ xa lạ với các doanh nghiệp trong thời đại số. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn khá mông lung về khái niệm chính xác của chuyển đổi số là gì, và lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Chuyển đổi số là gì?

Chuyển đổi số có thể hiểu đơn giản là quá trình một tổ chức thay đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình số. Cụ thể, họ sẽ ứng dụng công nghệ vào cách điều hành, quản lý, vận hành, sản xuất, văn hóa… của doanh nghiệp, chính phủ… 

Chuyển đổi số không đơn thuần là tích hợp công nghệ đại trà vào các phòng ban; mà là chiến lược, tư duy sắp xếp, cải cách, nâng cấp doanh nghiệp sao cho hợp lý và hiệu quả. Còn công nghệ chỉ là công cụ để hiện thực hóa những điều đó. Các nhà lãnh đạo cần nắm rõ doanh nghiệp cần gì, nên ưu tiên chuyển đổi số vấn đề gì… để tránh lãng phí tài nguyên vào các công nghệ không cần thiết. 

10 lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp: Chuyển đổi số không phải hiển nhiên mà trở thành một giải pháp sống còn cho các doanh nghiệp. Có rất nhiều lợi ích của chuyển đổi số cần thiết mà một tổ chức cần có để bứt phá trong thời buổi đầy cạnh tranh hiện nay.

Dưới đây là 10 lợi ích của chuyển đổi số trong doanh nghiệp mà theo SOM là lớn và phổ biến nhất:

1 – Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Lợi ích của chuyển đổi số ‘hấp dẫn’ nhất đối với doanh nghiệp chính là tiết kiệm chi phí. Bởi các khoản chi luôn là gánh nặng ‘đau đầu’ mà mọi tổ chức đều cần giải quyết. 

Nhờ chuyển đổi số trong doanh nghiệp, các hoạt động, cách thức, quy trình giờ đây sẽ được tự động hóa. Từ đó rút ngắn được thời gian vận hành, giảm thiểu các đầu việc không cần thiết, tối ưu nhân lực… cuối cùng là cắt bỏ thành công các chi phí ‘chìm’ trong tổ chức. 

2 – Tối đa hóa hiệu suất làm việc: 

Lợi ích của chuyển đổi số không chỉ dừng ở công việc, mà còn tác động đến con người. Cụ thể, nó sẽ giúp tối đa hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Như nêu trên, các quy trình làm việc sẽ được tự động hóa nhờ chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Các tác vụ thủ công, các đầu việc nhỏ giờ đây không còn là yếu tố khiến nhân sự bị phân tâm. Họ sẽ có thêm thời gian tập trung vào dự án, nâng cao chuyên môn, và hoàn thành xuất sắc trong thời gian hợp lý nhất. Với mô hình vận hành tinh gọn, thông minh, các nhân viên cũng sẽ có hứng thú làm việc hơn, gia tăng hiệu quả. 

3 – Chuyển đổi số doanh nghiệp giúp thông suốt nội bộ, hợp tác và liên kết dễ dàng

Một trong những ứng dụng phổ biến của chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quy trình làm việc hằng ngày, hệ thống hóa chúng trên một nền tảng chung rõ ràng và tinh gọn. Nhờ thế mà các phòng ban trao đổi và nắm chắc thông tin hơn, đảm bảo tính đồng nhất trong dự án.

Kết quả công việc cũng được hiển thị rõ trên hệ thống, giúp toàn đội nắm bắt và giải quyết kịp thời nếu có vấn đề: trả lời khách chậm, đơn hàng bị sót… Từ đó, quá trình làm việc tự động trở nên trôi chảy, thông suốt.

4 – Thích ứng linh hoạt, nhanh nhẹn với mọi biến đổi 

Biến đổi ở đây không chỉ là trong thị trường kinh doanh, mà còn trong môi trường, khí hậu, xã hội, nhu cầu khách hàng… Do đó, khả năng thích ứng không chỉ xoay quanh các vấn đề hiện tại, mà còn cần biết cách dự đoán xu hướng, dự báo nguy cơ, nắm bắt cơ hội cho cả các trường hợp chưa xảy ra.

 Ví dụ điển hình là đợt Covid-19 vừa qua, những doanh nghiệp nào mang quy trình làm việc – quản lý lên hệ thống trước đó, khi work from home đều dễ dàng hơn rất nhiều. Dịch bệnh dường như không làm tắc nghẽn quá trình trao đổi, làm việc của họ. 

5 – Ứng dụng chuyển đổi số tăng tính minh bạch và hiệu quả trong hệ thống 

Tham gia chuyển đổi số trong doanh nghiệp, các cấp lãnh đạo, quản lý sẽ được hỗ trợ rất nhiều trong việc đánh giá chất lượng dự án và nhân sự. Mọi số liệu, kết quả đều được ghi nhận chính xác và nhanh chóng. 

Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, quản lý chỉ cần truy xuất báo cáo trên các phần mềm, và ra quyết định. Chỉ số rõ ràng sẽ giúp kết quả đánh giá, quyết định của lãnh đạo trở nên minh bạch, sáng suốt hơn.

6 – Quản lý, đồng bộ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng

Số hóa thông tin, dữ liệu là giai đoạn tất yếu khi chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Các phòng ban giờ đây sẽ tìm kiếm, tiếp cận và truy xuất dữ liệu dễ dàng tại bất kỳ không gian, thời gian nào.

Một số chức năng tiêu biểu: đồng bộ nhanh chóng lên hệ thống chung, nhân sự không cần tốn thời gian nhập tay; thông tin sẽ được phân loại một cách tự động theo mục tiêu, thể loại, lĩnh vực…; báo cáo phân tích dữ liệu rõ ràng, chi tiết giúp cấp lãnh đạo ra quyết định có ích cho doanh nghiệp.

Những vấn đề như giấy tờ bị hỏng hóc, phân tán, mất mát… không còn là rào cản với các tổ chức chuyển đổi số.

7 – Chuyển đổi số giúp hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ

Lợi ích của chuyển đổi số còn nằm ở việc nâng cấp các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, tạo ra giá trị mới cho chúng. Ví dụ, công ty thiết bị thể thao có thể tích hợp chức năng số vào máy tập, tạo ra hướng dẫn ảo theo từng thể trạng. 
Không chỉ cải thiện những cái vốn có, doanh nghiệp còn có thể tự thiết kế ra một sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu không ngừng biến đổi của thị trường. Có các phần mềm hỗ trợ, và số liệu được phân tích thông minh, tổ chức ắt hẳn sẽ biết được mình cần phát triển thêm sản phẩm, dịch vụ gì.

 8 – Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Với thời đại 4.0 như hiện nay, nền tảng số là nơi tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng. Do đó, chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Thông qua công nghệ, doanh nghiệp có thể kịp thời phản hồi, giải đáp, ghi điểm trong lòng khách hàng. Ngoài ra, một số phần mềm còn hỗ trợ ghi lại hành trình của khách hàng, giúp công ty có cơ sở cải thiển dịch vụ, nâng cấp trải nghiệm tốt hơn.

• Tạo ra sản phẩm, dịch vụ đúng nhu cầu.
• Tối ưu trang bán hàng theo hành vi người dùng.
• Thấu hiểu insight, ra chiến lược thu hút khách hàng đúng đắn.
• Chăm sóc khách hàng thành công, tạo dựng lòng trung thành, ‘vượt mặt’ các đối thủ cạnh tranh.

9 – Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Thông qua chuyển đổi số, một doanh nghiệp có thể biết được mình nên sản xuất những sản phẩm gì, cải thiện mặt nào của dịch vụ, tư vấn khách hàng ra sao… Từ đó họ nhanh chóng tiền gần hơn với mục tiêu đã đề ra, hoàn thiện và thuận lợi tạo ra thế mạnh so với thị trường, thậm chí là dẫn đầu xu hướng.

Đó chính là một lợi ích của chuyển đổi số mà nhiều nhà quản lý công nhận. Theo HBR, có 84% các nhà lãnh đạo chia sẻ cơ hội kinh doanh xuất hiện sau khi họ chuyển đổi số. Ví dụ như Netflix, từ một công ty cho thuê đĩa DVD giờ đây đã trở thành enenf tảng phim trực tuyến top đầu thị trường. 

10 – Tăng doanh thu, lợi nhuận

Sau khi đã thừa hưởng tất cả các lợi ích của chuyển đổi số nêu trên, thì kết quả cuối cùng mà nhiều doanh nghiệp mong đợi sẽ xuất hiện – tăng doanh thu & lợi nhuận. Chuyển đổi số cải thiện chất lượng từ nội bộ đến định vị trên thị trường, từ máy móc đến con người… Do đó, cải thiện về doanh thu chỉ là chuyện sớm muộn. 
Một báo cáo được tổng hợp bởi Trung tâm SAP về “Hiểu biết Kinh doanh và Kinh tế học Oxford” cho thấy:

• 80% tổ chức tăng lợi nhuận sau khi hoàn thành báo cáo chuyển đổi số.
• 85% tổ chức tăng thị phần thành công.

Có thể thấy, chuyển đổi số để tăng lợi nhuận là hoàn toàn có cơ sở. Tuy nhiên, để đến được lợi ích cuối cùng này, doanh nghiệp phải vượt qua nhiều thách thức để chuyển đổi số thành công.

Trong đó, người đứng đầu chiếm một vai trò vô cùng quan trọng trong việc dẫn dắt, định hướng và ra quyết định. Một số khóa học liên quan chuyển đổi số được biên soạn riêng cho nhà lãnh đạo tại SOM bạn có thể tham khảo: